Focus métier nomade : Assistant(e) virtuelle avec Emilie Chaume !

Focus métier aujourd’hui avec une immersion dans le quotidien d’Emilie Chaume, Assistante Virtuelle en freelance et digital nomade ! Alors que le métier d’Assistante est avant tout un travail de bureau, elle nous explique que l’on n’a pas forcément besoin de changer de métier pour changer de vie… et que les opportunités sont plus larges qu’on ne le croit. 

Hello Emilie ! Tu es membre active du Hub Nomade, au sein duquel tu exerces le métier d’« Assistante Virtuelle » en freelance : parle nous un peu de toi et de ton parcours ?

Je m’appelle Emilie, j’ai 28 ans, j’ai lancé mon activité en tant qu’Assistante Virtuelle en Mai 2020. J’exerce les mêmes fonctions qu’une assistante de direction mais à distance, j’aide et j’accompagne des indépendants ou des start-ups dans le développement de leur activité et dans la gestion de leurs tâches quotidiennes, afin de leur dégager du temps et de soulager leur charge de travail pour qu’ils se consacrent pleinement à leur cœur de métier.

Je suis diplômée d’un BTS Assistant Manager option Commerce International que j’ai obtenu en 2013. Auparavant, j’ai travaillé 7 ans en entreprise où j’ai exercé différents postes d’assistante polyvalente au sein de grands groupes comme EDF, ENGIE, VEOLIA, VINCI… J’ai été Assistante Commerciale, Assistante Administrative, Assistante Formation, Gestionnaire de paies, Assistante Technique… rattachée au département d’une entreprise, à un service ou à un manager directement. Mais je ne me suis jamais sentie en phase avec la vie en entreprise et la routine du travail au bureau. J’avais suivi une ligne un peu toute tracée dans laquelle je ne m’épanouissais finalement pas et je ne trouvais pas de sens à mon travail.

Après cette longue période, j’ai eu le déclic : j’avais cette envie profonde de partir voyager depuis des années. Je savais que ça allait énormément m’apporter, m’apprendre et m’enrichir. Je suis partie en 2018 pendant 13 mois en Asie du Sud-Est, seule avec mon sac à dos, et ça été la plus belle expérience de toute ma vie !

J’y ai rencontré des digitales nomades et leur mode de vie me faisait rêver : pouvoir travailler de n’importe où dans le monde avec une simple connexion internet tout en voyageant. Et j’ai croisé le chemin de Margaux Roux à Bali, une rencontre qui a changé ma vie. Margaux était une des précurseurs dans le domaine du nomadisme digital. Elle avait quitté Paris depuis 3 ans pour travailler depuis Bali et coachait des futurs freelances à se lancer dans l’aventure de l’entrepreneuriat.

A mon retour en France, hors de question pour moi de retourner à ma vie d’avant dans un bureau. Ma passion du voyage et de l’aventure m’a vite rattrapée, je n’avais qu’une idée en tête : repartir et retrouver cette liberté. Mais je sentais aussi que je voulais construire mon projet, un projet à long terme qui me permettrait d’allier travail et liberté. C’est à ce moment-là que l’envie d’entreprendre a commencé à mûrir dans mon esprit. J’ai donc repris contact avec Margaux qui m’a coachée et accompagnée dans le lancement de mon activité. Au bout d’un an, je me suis lancée pour devenir Assistante Virtuelle Freelance et digitale nomade.

 

Crédit photo : Le Hub Nomade par Bastien Labelle

 

Comment as-tu découvert le métier d’Assistante Virtuelle, et qu’est-ce qui t’a motivé et décidé à exercer ce métier ?

C’est en discutant avec Margaux et alors que je réfléchissais à une éventuelle reconversion qu’elle m’a parlé de l’existence du métier d’Assistante Virtuelle. Je ne savais pas qu’il existait et que je pouvais l’exercer à distance, ça a été la révélation !

 

J’étais persuadée que les métiers du digital étaient réservés aux domaines de la communication et du marketing, aux photographes, aux rédacteurs/bloggeurs ou encore aux développeurs web. Comme quoi, il n’y a pas besoin de changer de métier pour changer de vie.

 

Elle a planté une graine dans mon esprit, j’ai commencé à y penser tous les jours, à me renseigner sur internet et j’ai trouvé une mine d’or d’informations. Ça a tout de suite raisonné en moi, c’était comme une évidence ! J’allais pouvoir donner du sens à mon travail et faire des choses qui me tiennent à cœur, retrouver un meilleur équilibre vie pro/vie perso et une meilleure qualité de vie.

J’ai donc quitté ma vie de salariée afin de me consacrer à temps plein à mon activité freelance et d’en faire mon métier.

 

Lorsque je me suis lancée, j’ai reçu rapidement de nombreuses sollicitations qui m’ont conforté dans mon idée d’entreprendre, et en 4-5 mois j’ai pu vivre de mon activité.

 

 

Quelles sont les missions d’une Assistante Virtuelle ?

L’offre de services varie d’une assistante à une autre en fonction de son profil, de ses compétences et de son expertise. Les tâches et missions qui peuvent être confiées à une Assistante Virtuelle sont très variées et polyvalentes, il en existe un large panel :

 

La gestion administrative et commerciale :

  • Gestion des mails et des appels
  • Gestion d’agenda et des rdvs
  • Facturation/devis/relances impayées
  • Rédaction de documents divers
  • Organisation de déplacements et de voyages
  • Gestion de la relation client B2C et B2B/Suivi clientèle
  • Gestion de bases de données et de CRM
  • Gestion d’appels prospects et gestion de leads
  • Gestion d’une plateforme ou d’un site e-commerce (Shopify, Prestashop…)

 

Le marketing et la communication :

  • Animer les réseaux sociaux
  • Gestion des newsletters et des abonnés
  • Gestion d’un planning éditorial
  • Création de contenu et de visuels
  • Transcrire des podcasts, vidéos et interviews
  • Gestion des relations presse

 

L’événementiel :

  • Gestion de projets
  • Organiser et coordonner des événements (séminaires, retraites, salons, festivals…)
  • Organisation et diffusion de webinaires (formations e-learning)

 

La logistique :

  • Gestion et suivi des expéditions et des livraisons
  • Gestion des commandes et des stocks

 

Quel type de client peut faire appel à une Assistante Virtuelle ?

Tous types de clients et tailles d’entreprise (start-ups, PME, indépendants, bloggeurs/influenceurs/infopreneurs/coachs, associations) qui auraient besoin de gagner du temps pour être plus productif. Notre offre de services s’adapte aussi à tous secteurs d’activité, d’où la flexibilité qu’offre le métier d’AV souvent qualifié de couteau suisse.

 

Comment trouves-tu tes clients ?

Jusqu’à maintenant j’ai trouvé mes clients principalement grâce à LinkedIn et la plateforme Malt.

 

Je n’ai pas eu besoin de prospecter, ce sont les clients qui sont venus à moi car la demande est forte, très diversifiée et les business à distance se développent de plus en plus.

 

Le bouche à oreille ou son propre réseau marche également plutôt bien car on connaît tous dans nos relations un entrepreneur débordé qui aurait besoin d’aide.

Instagram peut aussi être une bonne source pour trouver des clients et un bon canal pour prospecter et se rendre visible.

Enfin, la création de contenus régulier et adapté à ta cible permet également de gagner en visibilité et d’attirer des clients à soi sans avoir besoin de prospecter, mais aussi de sensibiliser au métier d’Assistante Virtuelle et au nomadisme digital.

 

Quel est ton positionnement sur le marché et as-tu choisi de te spécialiser ?

Pour être honnête, au début je n’avais pas fait le choix de me positionner dans un secteur d’activité. Durant cette première année de freelancing, je me présentais comme Assistante Administrative et Commerciale Virtuelle, mon offre de services était assez générale et variée.

Mais en mettant en avant ces mots clés, je remarquais que je me limitais à ces deux volets de l’assistanat et que l’on me sollicitait principalement pour ça.

J’ai donc décidé de retravailler mon offre de services et ma stratégie afin d’élargir mes compétences et de mettre plus en avant ma créativité et mes capacités d’organisation.

Je suis passionnée de sport, d’activités Outdoor, de nature et de voyage. Aujourd’hui, je prends une nouvelle direction en me positionnant sur ces secteurs d’activités et en me spécialisant dans la gestion de projet événementiel. Notamment dans l’organisation et la coordination de séjours sportifs outdoor sur mesure, retraites, séminaires…

 

Quelles sont les qualités et les compétences indispensables pour être Assistante Virtuelle ?

Une Assistante Virtuelle est une personne organisée, réactive, à l’écoute, rigoureuse, impliquée, autonome et adaptable. Elle doit aussi savoir gérer son temps, être polyvalente, force de proposition, empathique, communicative et avoir une aisance relationnelle.

Développer son activité, demande beaucoup de détermination et de persévérance, il faut savoir sortir de sa zone de confort, se challenger et se remettre en question.

 

Quels sont les avantages et les inconvénients de cette profession digitale ?

Les avantages de cette profession ne manquent pas, c’est un nouveau métier qui émerge, un métier de niche et d’avenir avec une demande client de plus en plus forte.

 

Il y a de la place pour tout le monde et dans tous les domaines. Chaque profil d’assistante est unique avec sa propre expertise et ses compétences. C’est un bon créneau à prendre pour se positionner sur un marché en devenir !

 

Être assistante virtuelle m’a permis de créer un métier qui me ressemble et d’avoir l’équilibre de vie dont je rêvais : être libre de pouvoir choisir mes clients et mes missions, de m’investir dans des projets porteurs de sens, de travailler d’où je le souhaite tout en voyageant et d’organiser mon emploi du temps comme je le veux.

C’est un métier très polyvalent et touche à tout. Il est rare de s’ennuyer car tu dois souvent jongler d’un client à l’autre dans la même journée et gérer plusieurs tâches variées à la fois, c’est stimulant et challengeant !

 

Une assistante virtuelle accompagne la plupart du temps ses clients sur le long terme. Lorsque tu commences à travailler avec un client et que la collaboration se passe bien, il n’a pas envie que tu partes et toi non plus, ce qui t’assure donc un client régulier et de la stabilité.

 

Comme pour tout métier, il y a également des inconvénients : certaines tâches peuvent être parfois assez chronophages et répétitives comme l’administratif ou la relation client qui représentent la base de l’assistanat.

Les missions à long terme permettent moins facilement de s’arrêter complètement pendant un mois ou deux pour voyager ou se concentrer sur d’autres projets. Alors qu’un freelance qui ne fait que des missions ponctuelles et qui change souvent de clients peut plus aisément décider de ne pas prendre de mission pendant un certain temps afin de se consacrer à autre chose.

Et, comme dans chaque activité indépendante, il faut avoir conscience que tu n’as pas la sécurité de l’emploi, que ton statut ne te permet pas de cotiser pour le chômage, que tu n’as pas toujours des revenus stables, que tu n’es pas à l’abri qu’un client te paye en retard ou qu’une collaboration ne se passe pas bien.

 

Pour moi, ces inconvénients sont le prix de la liberté en échange d’une qualité de vie que je ne changerai pour rien au monde !

 

Tu es aussi nomade. Comment organises-tu tes missions avec le décalage horaire ? Tes clients sont-ils frileux ?

J’ai vécu ma première expérience de travail à distance avec un décalage horaire cette année aux Antilles pendant deux mois. C’était pour moi une étape essentielle dans la construction de mon mode de vie idéal et je me suis très bien adaptée.

Il faut être le plus transparent possible avec ses clients. Lorsque je leur ai annoncé que je partais de l’autre côté de l’océan, ils ont très bien réagi et m’ont fait confiance. J’ai souhaité être honnête avec eux et ne rien leur cacher afin que la collaboration depuis les Antilles se passe au mieux.

 

Les clients sont moins réticents à l’idée que tu travailles depuis l’étranger lorsqu’il y a déjà une relation de confiance bien établie.

 

C’est à toi de t’adapter au client, pas l’inverse, afin de ne pas lui faire ressentir ce décalage horaire. Du moment que tu fais ton job correctement, peu importe d’où tu travailles.

Aux Antilles, les journées commençaient tôt, les matinées étaient chargées (5h en moins par rapport à la France) et on décrochait vers 14-15h, ce qui nous permettait de profiter pleinement du reste de la journée pendant qu’en France la soirée débutait.

Pour ma part, je devais m’organiser en conséquence notamment pour la relation client qui nécessite de bien respecter les horaires Français.

 

Crédit photo : Le Hub Nomade par Bastien Labelle

 

Ton métier n’est pas habituel dans le paysage du freelancing, d’autant plus nomade… pourquoi ?

En effet, le métier d’Assistante Virtuelle est avant tout un travail de bureau où les assistantes gèrent souvent des dossiers importants. Elles sont le bras droit du manager avec qui elles travaillent en étroite collaboration et sont au contact d’informations confidentielles.

De ce fait, beaucoup d’entreprises considèrent qu’elles doivent être physiquement présentes aux cotés des membres de direction, alors qu’il est tout à fait possible d’exercer ce métier à distance. Il suffit d’établir un bon rapport de confiance, d’écoute, de communication et de transparence entre les deux parties.

D’autre part, le freelancing et le nomadisme digital sont plus connus pour les métiers créatifs et du web (communication, marketing, photographie, création de contenu social média, développement web …) puisqu’il s’agit des premiers métiers indépendants qui s’exercent à distance.

Aujourd’hui avec l’évolution du digital et des business en ligne, le métier d’Assistante Virtuelle émerge et les besoins se développent. D’autant plus dans le contexte actuel car les entreprises ont appris à s’adapter en développant leur management à distance, ce qui permet ainsi plus d’ouverture quant à ces nouveaux métiers digitaux.

 

Comment vis-tu la possibilité de pouvoir allier un job à priori « de bureau » avec la possibilité de voyager ?

Le métier d’AV est génial parce que tu peux le faire en étant hors du cadre habituel en entreprise, l’exercer de cette manière correspond tout à fait à ma vision du travail et au mode de vie que je veux mener : pouvoir travailler d’où je le veux et quand je le veux tout en voyageant, avec un ordinateur et une simple connexion internet. Être libre et flexible dans mon quotidien et mon organisation, pour moi ça n’a pas de prix !

 

Crédit photo : Le Hub Nomade par Bastien Labelle

 

Et justement, avec cette évolution de la société, de notre rapport au travail et des possibilités offertes par le digital : comment te vois-tu évoluer dans ton métier et dans tes passions ?

Le digital et l’ouverture au travail amènent de vraies opportunités, aujourd’hui je fais un métier que je n’aurai jamais imaginé faire de façon nomade.

Il en est de même pour l’ouverture d’esprit, les personnes sont plus ouvertes à expérimenter de nouveaux modes de travail, de nouveaux modes entrepreneuriaux et de nouveaux modèles de collaboration. Tout cela amène à de nouvelles perspectives.

Je suis une passionnée de sport, aujourd’hui grâce à l’information et à la formation en ligne qui permet d’apprendre et de se former, mais aussi grâce à toutes les connexions et les rencontres favorisées par les réseaux sociaux, je vais pouvoir changer voire créer mon propre métier.

Le digital fait sauter un bon nombre de contraintes et de barrières qui fait qu’aujourd’hui tu peux complètement envisager d’évoluer vers le job de tes rêves, tout est possible !

 

Tu as rejoint le Hub Nomade il y a quelques mois. Que t’apporte le collectif d’un point de vue pro mais aussi perso ?

Lorsque l’on travaille à son compte, il faut bien s’entourer et ne pas rester seul, la solitude tue la créativité.

Faire partie d’une communauté de freelances permet de développer son réseau, de créer des opportunités, des synergies, de développer des projets communs, de partager ses expériences, d’échanger sur des problématiques, de décrocher de nouvelles missions, de s’entraider et de se soutenir. Chacun met son expertise et ses compétences au service des autres, c’est une vraie source d’inspiration !

J’ai beaucoup de chance de faire partie de ce collectif avec qui je partage des valeurs communes, le même mode de vie, la même vision du travail et l’envie de vivre autrement.

Depuis que j’ai rejoint le Hub Nomade, tout va tellement vite : j’ai fait de très belles rencontres, j’ai eu la chance de partir aux Antilles pour vivre ma première expérience en tant que digitale nomade en couplant voyage et boulot. De belles opportunités se créent : des collaborations, des sides projects, des projets solidaires à impact, des colivings réguliers…

Ces colivings sont l’occasion de se rencontrer, de vivre et travailler ensemble, de partager des moments de convivialité et des activités. C’est à chaque fois une aventure humaine incroyable, partagée avec des personnes d’une grande bienveillance et aux énergies qui tirent vers le haut !

 

Crédit photo : Le Hub Nomade par Bastien Labelle

 

Le Covid a montré a beaucoup de gens qu’ils pouvaient travailler à distance et de plus en plus de métiers vont pouvoir s’exercer en « remote » ou en « freelance ».

Que conseillerais-tu aux personnes qui souhaitent se lancer dans l’aventure du freelancing ?

De foncer et de sauter le pas, avec l’évolution du « future of work », c’est justement plus que jamais le moment de se lancer !

Pose-toi, prends le temps de la réflexion et de te poser les bonnes questions sur ce que tu souhaites faire, fait un travail d’introspection.

 

Il est important de te construire un bon mindset, donne-toi les moyens d’y arriver, ai confiance en toi, crois en toi, fixe-toi des objectifs et mets des actions en place pour les atteindre.

 

Echange avec d’autres freelances, apprends, forme-toi, inspire-toi auprès des autres, il existe une mine d’or d’informations sur internet, du contenu gratuit de qualité (podcast, vidéos youtube, articles, blogs, comptes insta …) et de nombreuses formations en ligne.

Afin de te lancer sereinement, prends le temps de choisir ta cible, de définir ton offre de services, ta stratégie, ton positionnement, de développer ton réseau et de prospecter. Prépare ton arrivée dans l’entrepreneuriat petit-à-petit, va à ton propre rythme même si ce n’est pas parfait au début, tu vas acquérir de l’expérience peu à peu, apprendre et prendre confiance en toi.

Ne reste pas seul, rejoins une communauté ou un réseau d’entrepreneurs qui te permettra d’évoluer et de te booster, entoure-toi de personnes bienveillantes qui pourront t’aider dans ton business, c’est très important.

 

 

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